سیستم سازی چیست؟ چقدر شانس وجود دارد که یک دانه به طور کامل به درخت تبدیل شود؟ آب، نور، مواد مغذی و دما چهار عامل حیاتی برای رشد گیاه هستند. کمبود هر یک از این عوامل تاثیر منفی خواهد داشت. در کاربرد عملیات تجاری، همیشه احتمال خطا وجود دارد. هیچ کس کامل نیست، اما همه ما آرزوی تجربه‌ای آرام و بدون استرس را داریم.

حتی زمانی که شخصی به طور کامل به نظارت بر یک فعالیت می‌پردازد، بازهم احتمال خطا هست. رسیدگی به موارد کمتر راحت‌تر است، اما وقتی داده‌های انبوه وجود دارد، انتظار داشته باشید که چالش‌برانگیزتر باشد. اگر بتوانید عناصری را تنظیم کنید تا مطمئن شوید که فرآیند شما بدون مشکل و با حداقل خطا کار می‌کند، چه؟ یک گردش کاری ایجاد کنید که بتوانید بر همه‌ی چیزهایی که در حال انجام است، بدون صرف زمان و تلاش زیاد نظارت کنید. این امکان وجود دارد که تمام فرآیندها و وظایف خود را با استفاده از پلتفرم‌های سیستم سازی سازماندهی کنید. در این مقاله از مجله NBTI ، راه و چاه آن را به شما نشان می‌دهیم.

سیستم سازی چیست و چه کاربردی دارد؟

سیستم سازی فرآیند ایجاد یک روال هدفمند از وظایف مدون و قابل تکرار است. شما می‌توانید بیشتر چیزها را سیستمی کنید: از رسیدگی به شکایت مشتری گرفته تا جذب استعدادهای برتر و برگزاری جلسات هفتگی تیم. ایجاد یک سیستم ممکن است در ابتدا بسیار دشوار به نظر برسد، اما هر چه سیستم شما بهتر باشد، کسب و کار و زندگی شما بهتر و آسان‌تر خواهد بود. سیستم‌ها در زمان، صرفه جویی می‌کنند و شما را در اوج بهره وری و خلاقیت نگه می‌دارند.

شام‌های روزهای هفته را مثال می‌زنیم. فکر کردن به این که چه چیزی می خواهید بپزید و چه چیزی روزانه در یخچال دارید، خسته کننده است. اما وقتی می‌توانید هفته‌ای یک‌بار خرید کنید، خیلی راحت‌تر هستید؛ در تجارت هم همینطور است؛ هر زمان نیاز دارید به این فکر کنید که چگونه کاری را انجام دهید، حتی اگر کار کوچکی مانند نوشتن ایمیل برای مشتری باشد، زمان می‌برد. بدون یک فرآیند ثابت، این زمان می‌تواند صرف کارهایی که منجر به نتیجه‌ی بیشتر می‌شود، یا شاید صرف یک استراحت و نوشیدن قهوه با همکار شود.

سیستم سازی صرفاً به معنای مدیریت بهتر زمان نیست، بلکه در مورد استفاده از قدرت سیستم‌ها برای ایجاد منابع بیشتر است. همانطور که مشخص است، ناهماهنگی، فقط دشمن یک تجارت کارآمد و برنامه‌ی کاری نیست. از رفاه شما نیز چندان خوشش نمی‌آید.

بسیاری از ما زمان فوق العاده‌ای را صرف تلاش برای حل مشکلات یکسان می‌کنیم، زمانی که آن وظایف می‌توانند برای ایجاد فضا و ظرفیت برای تمرکز بر روی کاری که به نتیجه می‌رسد، سیستم ‌بندی شوند. همبستگی مثبت بین بهره‌وری و سیستم‌سازی به این معناست که هر چه کارآمدتر سیستم سازی کنید، بهره‌وری بیشتری خواهید داشت.

فرم درخواست مشاوره

سیستم سازی چیست و چه کاربردی دارد؟

سیستم سازی چه کمکی به پیشرفت ما می کند؟

سیستم سازی کسب و کار، ناکارآمدی‌ها را از بین می‌برد و زندگی کارمندان شما را آسان‌تر می‌کند. یک کارمند اداری به طور متوسط روزانه 120 پیام دریافت می‌کند، پس لازم است سایر ابزارهای پیام رسانی را به اعلان‌های بی پایان خود اضافه کنید. وگدنه در دنیایی که دائماً اطلاعات، ایمیل، جلسات و لیست کارهایی که باید انجام شود، به راحتی پریشان و غرق می‌شوید. با سیستم سازی، حواس‌پرتی‌ها را کاهش می‌دهید، بهره‌وری را افزایش می‌دهید و بهزیستی را همزمان حفظ می‌کنید.

سیستم‌سازی، فرآیند تنظیم یک روال یا فرآیندی است که به شما کمک می‌کند به وظایف خود با کارآمدتر برخورد کنید، این نه تنها نحوه‌ی عملکرد شما را تغییر می‌دهد، بلکه بار بیش از حد کاری ذهن و فرسودگی شغلی را کاهش می‌دهد.

این بدان معناست که شما سریع‌تر و کارآمدتر کار می‌کنید، زیرا به جای اینکه هر بار به کارهایی که باید به صورت جداگانه انجام شود فکر کنید، قبلاً سیستمی برای انجام این وظایف ایجاد کرده‌اید. این سیستم‌ها به شما کمک می‌کنند کارهای تکراری را خودکار کنید، در زمان انجام کارهای خاص صرفه‌جویی کنید و به مغزتان یاد می‌دهند که چگونه کارهای خاصی را سریع‌تر انجام دهد.

کاهش حجم کار ذهنی و فرسودگی شغلی با سیستم سازی

بر اساس تحقیقات دانشگاه‌های مطرح جهان، ۷۹ درصد از کارکنان در سراسر جهان از فرسودگی شغلی خفیف، متوسط یا شدید رنج می‌برند که باعث کاهش بهره‌وری تا 68 درصد می‌شود. گزارش 2021 یادگیری محل کار لینکدین نشان می‌دهد که 30 درصد فرسودگی شغلی مدیران ناشی از مسئولیت‌های شغلی نامشخص است. به عبارت دیگر، ندانستن آنچه مورد انتظار است یا فقدان سیستم سازی منجر به فرسودگی شغلی می‌شود.

فرسودگی شغلی همچنین در نتیجه‌ی استرس مدیریت نشده، طولانی مدت و مرتبط با کار رخ می‌دهد. در بسیاری از موارد، این استرس ناشی از اضافه بار شناختی پایدار است که باعث می‌شود کارمندان، اثربخشی و بهره‌وری کمتری داشته باشند. نظریه‌ی بار شناختی، این پدیده را به خوبی توضیح می‌دهد. این نظریه بیان می‌کند که اگر افراد سعی می‌کنند اطلاعات زیادی را به طور همزمان پردازش کنند، در انجام وظایف و یادگیری چیزهای جدید دچار مشکل می‌شوند. به‌علاوه، انسان‌ها هر چه بیشتر با بار شناختی سر و کار داشته باشند، تمایل دارند تصمیم‌های ضعیف‌تری بگیرند.

3 راه برای استفاده از سیستم سازی برای افزایش بهره وری

هنگامی که به دنبال افزایش بهره‌وری در کسب و کار خود هستید، سیستم سازی راهی به جلو است. در این قسمت، سه راه برای مقابله با سیستم سازی و بهره‌وری ارائه کرده‌ایم.

  1. فرآیندهای خود را کارآمدتر کنید

با طرز فکر صحیح شروع کنید تا فرآیندهای خود را کارآمدتر کنید. به برنامه‌ی صبحگاهی خود فکر کنید. احتمالاً شامل مسواک زدن، دوش گرفتن و شانه کردن موهایتان می‌شود. اینها کارهایی است که شما از قبل انجام می‌دادید و همچنان نیز انجام می‌دهید. سیستم سازی فقط در مورد شناخت فعالیت های روزانه‌ی شما و بهینه سازی آنهاست.

  1. کارهای تکراری را خودکار کنید

یک گزارش مک کینزی در مورد بهره وری و اتوماسیون بیان می‌کند: “حدود 60٪ از همه مشاغل حداقل 30٪ از فعالیت‌های تشکیل دهنده را در برنامه‌ی خود دارند که می‌توانند خودکار شوند.” این بدان معناست که کارهای غیرضروری زیادی در حال انجام است.

  1.  از فناوری استفاده کنید

۴۶ درصد از کارمندان، افزایش بهره وری را در نتیجه‌ی استفاده از ابزار دیجیتال گزارش می‌دهند، اما نکته‌ی مهم‌تر، انتخاب پلتفرم‌های مناسب است. نکته‌ی اصلی این است که فناوری باید برای شما کار کند، نه برعکس. تمام دلیل سیستم سازی، کاهش حجم کار و بهینه سازی فعالیت است. استفاده از ابزار جدیدی که به مراحل اضافی در یک دوره‌ی طولانی نیاز دارد، خوب نیست.

  • 3 راه برای استفاده از سیستم سازی برای افزایش بهره وریاز فناوری ساده موجود، مانند تقویم خود، برای سیستم‌بندی استفاده کنید.
  • فناوری خاصی را برای حل یک چالش فرآیند انتخاب کنید.
  • ارائه ‌دهنده‌ی فناوری را انتخاب کنید که پشتیبانی لازم برای پیاده‌سازی یکپارچه‌ی ابزارهای آن‌ها را به شما ارائه دهد.
  • به انستیتو نوین کسب و کار NBTI اعتماد کنید و صفر تا صدِ تحولات و امور دیجیتالی کسب و کار و سازمان خود را از آموزش تا مشاوره و اجرا به متخصصین NBTI بسپارید.

پلتفرم های سیستم سازی چیست؟

نظام‌مند کردن به معنای نظم بخشیدن به امور ساده است و هنگامی که برای یک کسب و کار اعمال می‌شود، به معنای اجرای روش‌های عملیاتی استاندارد (SOP) برای دستیابی موثر به اهداف تجاری است. یک کسب و کار سیستمی، ثبات در کیفیت محصولات و خدمات را تضمین می‌کند و روحیه‌ی کارگران را تقویت می‌کند. بنابراین، پلتفرم‌های سیستم سازی، نرم‌افزارهایی هستند که به شما کمک می‌کنند بررسی کنید که آیا سیستم‌هایتان در جای مناسب خود هستند یا خیر. همچنین به‌طور خودکار شما را از به ‌روزرسانی‌ها یا انحرافات مطلع می‌کنند.

استفاده از پلتفرم‌های سیستم‌سازی به شما رویکردی جامع برای مدیریت سیستم‌ها و رویه‌های کسب‌وکارتان می‌دهد. نمونه‌هایی از نرم‌افزارها برای سیستم‌بندی کسب‌وکار شما Asana، Notion، Stratsys، Nifty و بسیاری دیگر هستند.

پرسش های پرتکرار در زمینه سیستم سازی

منظور از سیستم سازی چیست؟

برنامه ریزی یک سیستم برای انجام کاری، یا سازماندهی چیزی در یک سیستم را سیستم سازی می‌گویند. به تعبیر دیگر، سیستم سازی، مجموعه ای از ایده‌ها، مشاهدات و نظام‌مند کردن نمونه‌هاست.

چرا سیستم سازی مهم است؟

کسب و کارها برای حفظ کیفیت و کارایی در عملیات خود به سیستم‌ها و فرآیندهایی نیاز دارند. سیستم سازی کمک می‌کند تا با تیم خود، بهتر و بهینه‌تر ارتباط برقرار کنید که چگونه می‌خواهید کسب و کارتان به طور موثرتر اداره شود و یک مدل واضح برای آنها ارائه می‌دهد تا از آنها پیروی کنند.