اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری برای کسب و کارهای کوچک: کسب و کار کوچک به عنوان یک شرکت خصوصی، مشارکت یا مالکیت انحصاری تعریف می‌شود که نسبت به یک شرکت یا کسب و کار با اندازه معمولی، کارکنان کمتر و درآمد سالانه کمتری دارد. تعریف «کوچک» از نظر توانایی درخواست برای حمایت مالی و واجد شرایط بودن برای سیاست مالیاتی بسته به کشور و صنعت متفاوت است.

اما یافتن یک ساز و کار مناسب حتی برای اینگونه کسب و کارها نیز ضروری است. اتوماسیون اداری می‌تواند این بستر را برای کسب و کارهای کوچک مهیا کند. در این مقاله از انستیتو NBTI درباره لزوم اتوماسیون اداری برای کسب و کارهای کوچک سخن می‌گوییم.

۱۰ دلیل برای ضرورت اتوماسیون اداری برای کسب و کارهای کوچک

ما با ۱۰ صاحب کسب و کار مصاحبه کرده‌ایم تا به شما در یافتن فرآیندهای اتوماسیونی که می‌توانند به کاهش حجم کار عملیاتی منابع انسانی شما کمک کنند، کمک کنیم. آیا آماده هستید تا آن فرآیندهای تجاری دشوار را خودکار کنید؟ بیایید به هر یک عمیق‌تر بپردازیم.

زمانبندی قرار ملاقات‌ها

صاحبان مشاغل کوچک باید برنامه ریزی قرار ملاقات خود را با استفاده از ابزار یکپارچه سازی تقویم به‌طور خودکار انجام دهند. ابزارهایی مانند Calendly یا Picktime گزینه‌های کم تا بدون هزینه هستند. استفاده از برنامه‌های زمانبندی قرار می‌تواند نیاز به صحبت با هر مشتری را که با شما تماس می‌گیرد، کاهش دهد. همچنین می‌تواند استخدام یک کارمند اضافی برای مدیریت گردش کار تنظیم قرار ملاقات‌ها را حذف کند.

صاحبان مشاغل کوچک نیز می‌توانند با افزودن یک پرسشنامه به زمانبندی، بینش ارزشمندی به دست آورند. شما می‌توانید دریابید که مشتری در مورد چه چیزی به کمک نیاز دارد که می‌تواند به شما در آماده شدن برای جلسه کمک کند. همچنین می‌توانید اطلاعات مفیدی مانند آدرس‌های ایمیل، شماره تلفن‌ها و آگاهی از نحوه اطلاع آن‌ها از کسب و کارتان را به دست آورید.

سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

یکی از مواردی که هر کسب و کار کوچک باید به صورت خودکار انجام دهد، سیستم CRM آن است. این موضوع به پیگیری تمام تعاملات مشتری کمک می‌کند. خودکارسازی CRM می‌تواند به شما در تولید و ساده سازی سرنخ‌ها و گزارش‌های فروش یاری رساند. علاوه بر این، می‌تواند به شما کمک کند تا برنامه‌های وفاداری مشتری، صورتحساب و امتیازات رضایت مشتری را پیگیری کنید.

فرم درخواست مشاوره

رسانه‌های اجتماعی

بازاریابی رسانه‌های اجتماعی، بخش مهمی از موفقیت یک کسب و کار کوچک است. هیچ چیز مهم‌تر از دستیابی به بیشترین تعداد مخاطب ممکن نیست. خودکارسازی این بخش از رسانه‌های اجتماعی راه طولانی را برای کسب و کارهای کوچک انجام می‌دهد.

سیستم ردیابی متقاضی (ATS) استخدام

خودکارسازی استخدام ATS به کسب و کارهای کوچک کمک می‌کند تا داوطلبان واقعی، واجد شرایط و باانگیزه‌تر را بشناسد. پلتفرم‌های اتوماسیون استخدام ATS سریع‌تر، معمولاً پاسخگوتر و مقرون به صرفه‌تر هستند. وقتی کسب‌وکارهای کوچک استخدام ATS را خودکار می‌کنند، می‌توانند اعضای جدید تیم را به سرعت جذب کنند.

خدمات مشتری

با دسترسی کمتر به منابع، کسب‌وکارهای کوچک باید ترفند خلاق بودن و در عین حال سازگار بودن در رویکردشان برای پشتیبانی از مشتری را مدیریت کنند.با خودکار کردن فرآیند پشتیبانی مشتری در زمان مناسبی به همه مشتریان رسیدگی خواهید کرد. به این ترتیب می‌توانید اطمینان حاصل کنید که مشتریان راضی می‌مانند.

پس می‌توانید آن‌ها را حفظ کنید و ماندگاری‌شان را افزایش دهید. فقط مطمئن شوید که پاسخ‌ها دقیق، کامل و درست هستند. نرم‌افزار اتوماسیون پشتیبانی مشتری همچنین می‌تواند یک نمای کلی از نگرانی‌های مکرر مشتری، در کنار خواسته‌ها و نیازهای آن‌ها را به شما ارائه دهد.

گزارش روزانه

اگر کسب و کار شما برای ایجاد درآمد و فروش به کانال‌های دیجیتال متکی است، باید گزارش‌های روزانه‌تان را خودکار کنید تا داده‌ها را از منابع آنلاین مختلف دریافت نمایید. این حالت می‌تواند ترکیبی از موارد زیر باشد:

  • تجزیه و تحلیل ترافیک گوگل
  • کنسول جستجوی گوگل
  • تبلیغات گوگل
  • تبلیغات فیس بوک

از Google Data Studio برای ترکیب داده‌ها استفاده کنید . این امکان، هر روز صبح به‌طور خودکار، گزارشی را برای شما ایمیل می‌کند.

مرور نظرات

در هر دو مورد، زمان مهم است. اما هیچکس وقت ندارد هرروز هر پلتفرم را به صورت دستی بررسی کند. ابزارهای نظارت و اتوماسیون بررسی فراوانی وجود دارد و اکثر آنها بسیار مقرون به صرفه هستند. اگر از Slack استفاده می‌کنید، reviewflowz یک گزینه رایگان است. این اتوماسیون‌ها به شما امکان می‌دهند تا از نظرات مثبت و منفی به خوبی آگاه شوید

مدیریت زنجیره تامین

کسب و کارها حتماً باید سیستم مدیریت زنجیره تامین خود را خودکار کنند. این روش یکی از بهترین راه‌ها برای مدیریت عملیات تجاری است. چنین سیستمی زمینه‌ای را برای کاهش تقاضا و بررسی عرضه فراهم می‌کند. همچنین تضمین می‌کند که موجودی شما به خوبی برای برآورده کردن الزامات آماده شده است. داشتن یک سیستم بدون توقف که به طور خودکار زمان سفارش، مقدار سفارش و حفظ یک برنامه زمانبندی خوب را ارائه می‌دهد، برای هر کسب و کاری ضروی است.مدیریت زنجیره تامین

بازخورد امتیاز خالص پروموتر (NPS)

هر کسب و کاری باید بازخورد مشتریان را جمع آوری کند. اگر این بازخوردها به صورت دستی جمع آوری شود، امکان عدم رسیدگی درست را از دست خواهید داد. بازخورد NPS برای مدیریت ارتباط با مشتری و استراتژی بازاریابی آینده بسیار مهم است.
ما رویدادهای تیم سازی و برنامه‌های آموزشی را برای گروه‌های شرکتی اجرا می‌کنیم. اتوماسیون‌هایی وجود دارند که به طور خودکار یک نظرسنجی NPS را روز بعد از رویدادشان برای مشتریان ارسال می‌کند

بازاریابی ایمیلی

هر کسب و کار حتی کوچک، باید بازاریابی ایمیلی را خودکار کند.  شاید این یک روش قدیمی باشد، اما کسب و کارهای کوچک می‌توانند با نظام‌مند کردن روش ایمیلی، فروش خود را بیشتر و بهینه‌تر کنند و در شبکه سازی مشتریان از این روش استفاده کنند. با بازاریابی ایمیلی، شما در حال ایجاد جامعه‌ای حول آگاهی محصول و برند خود هستید. اغلب اوقات، بازاریابی ایمیلی، نرخ تبدیل بسیار خوبی دارد. چند نمونه از کمپین‌های ایمیل خودکار عبارتند از:

  • ایمیل‌های خوش‌آمدگویی
  • ایمیل‌های سبد خرید رهاشده
  • ایمیل‌های تولد/سالگرد

دستاوردهای اتوماسیون اداری

کسب و کارهای کوچک می‌توانند با در اختیار قرار دادن موارد زیر در مسیر تحول قرار گیرند:

نیاز کمتر به ابزارهای IT

کسب و کارها می‌توانند با پردازش فضای ابری در مواردی مانند امور مالی و ارتباطی خود را بهینه کنند.

آگاهی از شرایط شرکت با داده‌ها

با کمک تجزیه و تحلیل این داده‌ها دید شما به کارتان بهتر می‌شود. به این ترتیب درمی‌یابید که باید بر روی کدام یک از فعالیت‌ها و فرآیندهای کسب و کار متمرکز شوید.

اجرای برنامه‌ها با گوشی هوشمند

کسب‌وکارها باید این قابلیت را در مدیران و کارکنان گسترش دهند تا بتوانند در هر زمان و مکانی، کارها را به کمک تلفن هوشمند کنترل کنند.

کسب و کارهای کوچک در مسیر پیشرفت

نرم‌افزار اتوماسیون اداری یک راه عالی برای صرفه‌جویی در زمان و هزینه است و در عین حال از مهم‌ترین اطلاعات تجاری شما محافظت و از عملکردهای اساسی سازمان و کسب و کار شما مراقبت می‌کند. اگر چه برای اجرا و نگهداری نیاز به سرمایه‌گذاری دارد، اما نتایج بلند مدت خوبی دارد. کسب و کارهای کوچک می‌توانند با کمک این امکان، خود را بهینه و به روز نگه دارند.

پرسش‌های پرتکرار در زمینه اتوماسیون اداری

چند کسب و کار کوچک از اتوماسیون استفاده می‌کنند؟

۵۶ درصد از کسب و کارها از اتوماسیون برای استانداردسازی یا خودکارسازی گردش کار روزانه استفاده می‌کنند. ۳۸ درصد از اتوماسیون برای داده/گزارش برای برنامه‌ریزی و ۲۹ درصد از آن برای مقررات یا انطباق (Formstack) استفاده می‌کنند. این در حالی است که بیشتر صاحبان مشاغل کوچک می‌گویند اتوماسیون به شرکت آن‌ها اجازه می‌دهد تا با شرکت‌های بزرگتر رقابت کند

چگونه اتوماسیون می‌تواند به کسب و کارهای کوچک کمک کند؟

ابزارهای اتوماسیون فناوری می‌توانند به کسب و کارهای کوچک کمک کنند تا با انجام دقیق وظایف و فرآیندهای تکراری در زمان خود صرفه‌جویی کنند. بدون نگرانی در مورد وظایف دستی، کارمندان می‌توانند بر روی وظایف سطح بالاتر و نوآوری تمرکز کنند تا نیازهای مشتریان خود را بهتر برآورده کنند

چگونه وظایف در دفتر را خودکار کنم؟

ابزارهایی مانند Hive یا ClickUp به شما این امکان را می‌دهند که وظایف فردی را ایجاد و مدیریت کنید. همچنین می‌توانید از قوانین خودکار برای جابجایی خودکار وظایف بین مراحل یا زمانبندی‌های مختلف بر اساس معیارهای خاص استفاده کنید.

دو نوع اتوماسیون اداری چیست؟

دو نوع اتوماسیون وجود دارد: اتوماسیون اداری و اتوماسیون تجاری. اولی شامل فرآیندهای خودکار برای امور مالی، فناوری اطلاعات، منابع انسانی، در میان سایر تیم‌های پشتیبان است. در حالی که دومی شامل فرآیندهای خودکار برای فروش، بازاریابی، پشتیبانی مشتری و سایر بخش‌های جلویی می‌شود.