5S چیست؟ 5S یک شکل سیستماتیک از مدیریت بصری است که از همه چیز از نوار کف تا دفترچه راهنمای عملیات استفاده می‌کند. این مفهوم، فقط در مورد تمیزی یا سازمان نیست؛ همچنین در مورد به حداکثر رساندن کارایی، کیفیت و سود هم صدق می‌کند. 5S چارچوبی است که بر استفاده از یک ذهنیت و ابزار خاص برای ایجاد کارایی و ارزش تاکید دارد. چک لیست 5S تولیدکنندگان را در مشاهده، تجزیه و تحلیل، همکاری و جستجوی زباله راهنمایی می‌کند و همچنین شامل تمرین حذف زباله می‌شود.  5S شامل پنج عبارت است که همگی با حرف “S” شروع می‌شوند. در این مقاله از سلسله مقالات انستیتو مشاوره و اجرایی NBTI در باره‌ی موارد تشکیل دهنده 5 s  سخن می‌گوییم.

5S مخفف چیست؟

5S، که گاهی اوقات به عنوان 5s یا Five S شناخته می‌شود، به پنج اصطلاح ژاپنی اشاره دارد که برای توصیف مراحل سیستم مدیریت بصری 5S استفاده می‌شود. هر ترم با S شروع می‌شود. در ژاپنی، پنج S عبارتند از Seiri، Seiton، Seiso، Seiketsu و Shitsuke. در انگلیسی، پنج S به ترتیب، تنظیم در نظم، درخشش، استانداردسازی، و پایدار ترجمه شده است.

اجزاء تشکیل دهنده 5S

مفهوم 5S ممکن است در این مرحله کمی انتزاعی به نظر برسد، اما در واقعیت، این یک ابزار بسیار کاربردی و عملی است که همه‌ی افراد در محل کار می‌توانند بخشی از آن باشند. 5S شامل ارزیابی همه چیز موجود در یک فضا، حذف موارد غیرضروری، سازماندهی منطقی چیزها، انجام وظایف خانه داری و ادامه‌ی این چرخه است. سازماندهی کنید، تمیز کنید، تکرار کنید. بیایید نگاهی دقیق‌تر به هر یک از بخش‌های 5S بیندازیم:اجزاء تشکیل دهنده 5s

مرتب سازی ( sort )

مرحله اول 5S، مرتب سازی، شامل بررسی تمام ابزارها، مبلمان، مواد و غیره است.

این سوالات به تعیین ارزش هر مورد کمک می‌کند. یک فضای کاری ممکن است بدون اقلام غیر ضروری یا مواردی که به ندرت استفاده می‌شوند، بهتر باشد. این چیزها می‌توانند مانع شوند یا فضا را اشغال کنند.

فرم درخواست مشاوره

  • هدف از این آیتم چیست؟
  • آخرین بار چه زمانی از این کالا استفاده شده است؟
  • در طول روز یا هفته یا ماه یا سال، چند بار استفاده می‌شود؟
  • چه کسی از آن استفاده می کند؟
  • آیا لازم است اینجا باشد؟

به خاطر داشته باشید که بهترین افراد برای ارزیابی اقلام موجود در فضا، افرادی هستند که در آن فضا کار می‌کنند. آنها هستند که می‌توانند به سوالات بالا پاسخ صحیح دهند.

وقتی گروهی تشخیص داد که برخی موارد ضروری نیستند، گزینه‌های زیر را در نظر بگیرید:

  • موارد را به بخش دیگری بدهید.
  • بازیافت / دور انداختن / فروش اقلام
  • اقلام را در انبار قرار دهید.

به ترتیب تنظیم کنید ( set in order )

هنگامی که درهم و برهمی اضافی از بین رفت، راحت‌تر می‌توانید ببینید چه چیزی کجاست و چرا. اکنون گروه‌های کاری می‌توانند استراتژی‌های خود را برای مرتب سازی موارد باقی مانده ارائه دهند. مواردی که باید در نظر بگیرید:

  • کدام افراد (یا ایستگاه‌های کاری) از کدام آیتم‌ها استفاده می کنند؟
  • چه زمانی از اقلام استفاده می‌شود؟
  • کدام اقلام بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند؟
  • آیا اقلام باید بر اساس نوع، گروه بندی شوند؟
  • قرار دادن اقلام در کجا منطقی‌تر است؟
  • آیا برخی از محل‌ها برای کارگران ارگونومیک‌تر از بقیه هستند؟
  • آیا برخی از قرارگیری‌ها باعث کاهش حرکت غیر ضروری می‌شود؟
  • آیا ظروف ذخیره سازی بیشتری برای مرتب نگه داشتن چیزها لازم است؟

در طول این مرحله، همه باید تعیین کنند که چه ترتیباتی منطقی‌تر است. این نیاز به تفکر از طریق وظایف، فراوانی آن وظایف، مسیرهایی که افراد در فضا طی می کنند و غیره خواهد داشت.

کسب‌وکارها ممکن است بخواهند توقف کنند و به رابطه بین سازمان و تلاش‌های ناب بزرگ‌تر فکر کنند. چه ترتیبی کمترین ضایعات را به همراه خواهد داشت؟

در تولید ناب، زباله می‌تواند به شکل زیر باشد:

  • عیوب
  • زمان انتظار
  • حرکت اضافی
  • موجودی اضافی
  • تولید بیش از حد
  • پردازش اضافی
  • حمل و نقل غیر ضروری
  • استعدادهای استفاده نشده

بدرخشید ( shine )

همه فکر می‌کنند که می‌دانند خانه داری چیست و چگونه است، اما یکی از مهم‌ترین چیزهایی است که نمی‌توان از آن چشم پوشی کرد، به خصوص زمانی که کار شلوغ می‌شود، همین خانه داری است. مرحله Shine 5S بر تمیز کردن محل کار متمرکز است، که به معنی جارو کردن، پاک کردن، گردگیری، پاک کردن سطوح، کنار گذاشتن ابزار و مواد و غیره مرتبط است.مرحله Shine 5S

علاوه بر تمیز کردن اولیه، تعمیر و نگهداری منظم تجهیزات و ماشین آلات نیز مهم است. برنامه ریزی برای تعمیر و نگهداری از قبل به این معنی است که کسب و کارها می‌توانند مشکلات را پیدا کنند و از خرابی جلوگیری کنند. این به معنای اتلاف زمان کمتر و عدم از دست دادن سود مربوط به توقف کار است.

درخشش در محل کار ممکن است هیجان انگیز به نظر نرسد، اما مهم است و نباید فقط به کارکنان سرایداری سپرده شود. در 5S، همه مسئولیت تمیز کردن فضای کاری خود را، به طور ایده‌آل روزانه، بر عهده می‌گیرند. انجام این کار باعث می‌شود مردم مالکیت فضا را در دست بگیرند، که در دراز مدت به این معنی است که مردم بیشتر روی کار خود و شرکت سرمایه گذاری می‌کنند.

استاندارد کردن ( standardize )

پس از تکمیل سه مرحله‌ی اول 5S، همه چیز باید بسیار خوب به نظر برسد. همه‌ی چیزهای اضافی از بین رفته‌اند، همه چیز سازماندهی شده است، فضاها تمیز شده‌اند، و تجهیزات در وضعیت خوبی کار می‌کنند.

مشکل این است که وقتی 5S در یک شرکت جدید است، تمیز کردن و سازماندهی آن آسان نیست و بایستی اجازه دهید همه جیز به آرامی تغییر کند. استانداردسازی، همه‌ی چیزهایی را که به تازگی اتفاق افتاده است، سیستماتیک می‌کند و تلاش‌های یکباره را به عادت تبدیل می‌کند. Standardize وظایف منظمی را اختصاص می‌دهد، برنامه زمانی ایجاد می‌کند و دستورالعمل‌ها را پست می‌کند تا این فعالیت‌ها به روال تبدیل شوند. رویه‌های عملیاتی استاندارد، فضایی را برای 5S ایجاد می‌کند تا نظم و ترتیب از بین نرود.

بسته به فضای کاری، یک چک لیست روزانه 5S یا یک نمودار ممکن است مفید باشد. یک برنامه‌ی زمانبندی ارسال شده که نشان می‌دهد چند وقت یکبار کارهای تمیزکاری باید انجام شود و چه کسی مسئول آنهاست، ابزار مفید دیگری است.

در ابتدا، مردم احتمالاً به یادآوری در مورد 5S نیاز خواهند داشت. ممکن است لازم باشد روزانه زمان کمی برای کارهای 5S اختصاص داده شود. اما با گذشت زمان، کارها به روال انجام تبدیل می‌شوند و سازماندهی و تمیز کردن 5S به بخشی از کار عادی تبدیل می‌شود.

در چرخه بمانید ( sustain the cycle )

هنگامی که رویه‌های استاندارد برای 5S برقرار شد، کسب و کارها باید کار مداوم حفظ آن رویه‌ها و به‌روزرسانی آن‌ها را در صورت لزوم انجام دهند. Sustain به فرآیندی اطلاق می‌شود که 5S را به خوبی اجرا می‌کند، اما همچنین درگیر نگه داشتن همه‌ی افراد در سازمان است.

مدیران باید مانند کارمندان در طبقه‌ی تولید، انبار یا دفتر مشارکت کنند. Sustain در مورد تبدیل 5S به یک برنامه‌ی بلند مدت است، نه فقط یک رویداد یا پروژه‌ی کوتاه مدت. در حالت ایده آل، 5S بخشی از فرهنگ یک سازمان می‌شود. و زمانی که 5S در طول زمان پایدار بماند، آن زمان است که کسب و کارها و سازمان‌ها متوجه نتایج مثبت مستمر آن خواهند شد.

چه کسانی باید از 5S استفاده کنند؟

پاسخ کوتاه به این سوال اینجاست: همه؛ اگر یک بخش در حال راه اندازی 5S است، مدیران و سایر کارکنان هم باید مشارکت کنند. اگر کسی کنار گذاشته شود، این می‌تواند به سردرگمی یا آشفتگی‌هایی منجر شود که مردم نمی‌خواهند مالکیت آن را بر عهده بگیرند.

این امکان وجود دارد که برخی از افراد در 5S نقش بیشتری نسبت به دیگران داشته باشند، ممکن است هماهنگ‌کننده‌های 5S وجود داشته باشند که مسئول نصب و نگهداری برچسب‌گذاری 5S، پیگیری وظایف محول شده، یا معرفی اعضای جدید بخش به سیستم 5S باشند. بدیهی است که این افراد در مقایسه با دیگران، زمان بیشتری را صرف فکر کردن در مورد 5S خواهند کرد. با این حال، همه باید به طور مرتب به 5S فکر کنند. 5S ممکن است در ابتدا به عنوان یک رویداد اتفاق بیفتد، اما در حالت ایده آل به بخشی از کار روزانه برای همه تبدیل می‌شود.

همچنین مهم است به یاد داشته باشید که مدیران شرکت‌ها باید در 5S شرکت کنند، به خصوص اگر 5S یک تلاش گسترده برای شرکت باشد. وقتی کارکنان ببینند که مافوقشان با شرکت در آن 5S را جدی می‌گیرند، آنها هم جدی می گیرند.

انستیتو نوین کسب و کار NBTI آماده است تا برای اجرای ۵ اصل اساسی این روش، در کنار سازمان و کسب و کار شما باشد.

پرسش‌های مهم درباره 5s

5S به زبان ساده چیست؟

5S یک روش ادواری مرتب کردن، درخشش، استاندارد کردن و حفظ چرخه است که در نهایت، منجر به بهبود مستمر می‌شود.

5S را چگونه توضیح می‌دهید؟

5S روشی سیستماتیک برای سازماندهی محل کار با حذف ضایعات، بهبود جریان و کاهش تعداد فرآیندها در صورت امکان است. این روش، پنج اصل اساسی را اعمال می‌کند: مرتب سازی (seiri)، تنظیم به ترتیب (seiton)، درخشش (seiso)، استانداردسازی (seiketsu) و sustain (shitsuke).

چرا 5S مهم است؟

5S برای کاهش ضایعات و در عین حال بهینه سازی، بهره وری از طریق حفظ یک محل کار منظم و استفاده از نشانه‌های بصری برای دستیابی به نتایج عملیاتی سازگارتر طراحی شده است.