مدیریت پروژه چیست؟ بهترین روش‌های رهبری پروژه‌ :مدیریت پروژه هماهنگی فرآیندها، ابزارها، اعضای تیم و مهارت‌های شماست تا بتوانید پروژه‌هایی را ارائه دهید که متناسب با اهدافتان باشد. شما و تیمتان برای فتح یک پروژه بزرگ آماده می‌شوید. این نوع پروژه‌ها می‌توانند هم دلهره‌آور و هم هیجان‌انگیز باشند و ممکن است وسوسه شوید هر چه زودتر شروع کنید. در این مقاله از سایت انستیتو NBTI درباره مدیریت پروژه و اهمیت آن سخن می‌گوییم.

مدیریت پروژه چیست و چرا اهمیت دارد؟

مدیریت پروژه تمرین هماهنگی فرآیندها، ابزارها، اعضای تیم و مهارت‌ها برای ارائه پروژه‌هایی است که اهداف و نیازهای یک تیم، پروژه یا سازمان را برآورده می‌کنند. این نوع از مدیریت، شما را قادر می‌سازد تا پروژه‌ها را با تجمیع تیم حول اهداف روشن، افزایش شفافیت و دید، ساده‌سازی ارتباطات و ایجاد دامنه پروژه، تکمیل کنید.

تاریخچه مدیریت پروژه

مدیریت پروژه تقریباً در دهه 1950 شکل گرفت، زمانی که ابزارها و تکنیک‌های اساسی مدیریت پروژه مانند روش مسیر بحرانی (CPM)، ساختار شکست کار (WBS) و تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT) ایجاد شد.

بااین‌حال، ریشه‌های مدیریت پروژه را می‌توان در سال 1896 جستجو کرد، زمانی که کارول آدامیسکی، هارمونوگرام را ایجاد کرد، که الهام بخش نمودار گانت بود، که بعدها در سال 1910 توسط هنری گانت ایجاد شد و امروزه یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه باقی مانده است. ریشه‌های مدیریت پروژه ارتباط نزدیکی با ساخت و ساز، مهندسی، مدیریت علمی و حتی تحقیقات نظامی دارد.

متدولوژی‌های مدیریت پروژه

یادتان باشد همیشه بیش از یک روش برای پختن تخم مرغ وجود دارد. هیچ استراتژی واحدی برای تکمیل یک پروژه کلیدی مسلم نشده است. این‌جاست که یک متدولوژی مدیریت پروژه مطرح می‌شود. این متد مجموعه‌ای از قوانین، اصول و فرآیندها برای مدیریت یک پروژه است.

تفاوت بین مدیریت پروژه و مدیریت برنامه چیست؟

مدیریت برنامه از اصول و تکنیک‌های مشابه مدیریت پروژه استفاده می‌کند، اما همان‌طور که از نام آن پیداست، به جای پروژه‌ها از مدیریت برنامه‌ها تشکیل شده است. برنامه‌ها گروهی از ریزفاکتورهای پروژه‌های مرتبط هستند که به طور همزمان اجرا می‌شوند تا بیشترین بهره را از منابع موجود ببرند که چالش‌های منحصربه‌فردی را برای متخصصان مدیریت پروژه ایجاد می‌کند. مدیریت برنامه، کابینت بندی آشپزخانه‌ای به نام پروژه است!

فرم درخواست مشاوره

تفاوت بین مدیریت پروژه و مدیریت برنامه چیست؟تفاوت بین مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو پروژه چیست؟

تفاوت اصلی بین مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو پروژه در این است که دومی بر اولویت‌بندی پروژه‌ها بر اساس اهداف تجاری و اهداف استراتژیک یک سازمان تمرکز دارد.

اکنون که تعریف کردیم مدیریت پروژه چیست و از کجا آمده است، بیایید با بررسی مراحل مدیریت پروژه نحوه اجرای آن توسط سازمان‌ها را بررسی کنیم.

حوزه‌های مدیریت پروژه کدامند؟

در این جا یک تعریف سریع از هریک از ۱۰ حوزه دانش مدیریت پروژه ارائه کرده‌ایم:

· مدیریت محدوده

مدیریت محدوده یک پروژه، که به وظایف، موارد قابل تحویل و نقاط عطفی که باید تحویل داده شوند، اشاره دارد.

· مدیریت زمانبندی

ایجاد یک برنامه زمانبندی پروژه و تنظیم دستورالعمل‌هایی برای نحوه ردیابی و نگهداری آن.

· مدیریت هزینه

برآورد هزینه‌های پروژه برای مدیریت بودجه که سپس در سراسر پروژه پیگیری می‌شود.

· مدیریت کیفیت

اطمینان از این که محصولات تحویلی پروژه مطابق با استانداردهای کیفیت هستند.

· مدیریت منابع

به دست آوردن، تخصیص و ردیابی منابع پروژه مانند نیروی کار، مواد و تجهیزات.

· مدیریت ارتباطات

تعریف دستورالعمل‌های ارتباطی برای تیم‌های فروش و ذینفعان.

· مدیریت ریسک

شناسایی، ارزیابی و پیشگیری یا کاهش خطرات در پروژه.

· مدیریت تدارکات

به دست آوردن منابع پروژه و حفظ روابط با فروشندگان و تامین کنندگان.

· مدیریت سهامداران

شناسایی ذینفعان پروژه و مدیریت آن‌ها بر اساس انتظارات و نفوذ آن‌ها بر پروژه‌ها.

· مدیریت یکپارچه‌ سازی

ایجاد چارچوبی که به تیم‌های پروژه کمک می‌کند تا با هم بهتر کار کنند.

۵ مرحله در فرآیند مدیریت پروژه چیست؟

فرآیند مدیریت پروژه شامل پنج گام یا مرحله است که همه پروژه‌ها باید طی کنند: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و بسته شدن. این مراحل مدیریت پروژه با نام‌های گروه‌های فرآیند، چرخه مدیریت پروژه یا چرخه عمر پروژه نیز شناخته می‌شود. بیایید هر یک از این مراحل را با هم مرور کنیم.

  • شروع پروژه

    این مرحله شروعی است که در آن مدیر پروژه باید ثابت کند که پروژه دارای ارزش است و از طریق اسناد مدیریت پروژه قابل انجام است. در این‌جا مهم‌ترین آن‌ها ذکر شده است:

    پرونده تجاری:
    یک پرونده تجاری نیاز به ثبتِ نام پروژه، اهداف پروژه و نزخ بازگشت سرمایه دارد.

    مطالعه امکان سنجی:
    یک مطالعه امکان سنجی ثابت می‌کند که پروژه می‌تواند در زمان و هزینه معقول اجرا شود.

    منشور پروژه:
    منشور پروژه آن چه را که پروژه قرار است تحویل دهد، بیان می‌کند.

    پس از تایید پروژه:
    مدیر پروژه باید یک تیم پروژه جمع کند و یک دفتر مدیریت پروژه راه اندازی کند. مرحله شروع پروژه با یک جلسه آغازین به پایان می‌رسد، پس از زمانی که اهداف و محدوده پروژه تعریف می‌شود.

  • رنامه ریزی پروژه

هدف از مرحله برنامه ریزی پروژه، ایجاد طرح پروژه است. یک سند پروژه جامع که با جزئیات کامل، نحوه اجرای پروژه را توضیح می‌دهد. در این‌جا مروری سریع از مهم‌ترین بخش‌های یک طرح پروژه داریم:

  • اجرای وظایف و تخصیص منابع بودجه پروژه:
    بودجه پروژه مجموع تمام هزینه‌های برآورد شده پروژه است.طرح مدیریت محدوده:
    توضیح می‌دهد که چگونه محدوده پروژه شما در طول پروژه ردیابی می‌شود.طرح مدیریت ریسک:
    خطراتی را که ممکن است بر پروژه تأثیر بگذارد، همراه با استراتژی‌هایی برای کاهش آنها توضیح می‌دهد.طرح مدیریت منابع:
    نحوه به دست آوردن، تخصیص و مدیریت منابع شما در طول پروژه را شرح می‌دهد.طرح مدیریت ذی‌نفعان:
    همه ذینفعان پروژه و دستورالعمل‌های مدیریت آن‌ها را شناسایی می‌کند.مدیران پروژه اغلب طرح پروژه خود را با استفاده از نرم‌افزار نمودار گانت ارائه می‌دهند که نمایشی بصری از کل زمان‌بندی پروژه و محدوده پروژه را ارائه می‌دهد. برخی از نمودارهای گانت به طور خودکار فعالیت‌های مسیر حیاتی را شناسایی می‌کنند.
  • اجرای وظایف و تخصیص منابع بودجه پروژهاجرای پروژه

مرحله سوم مدیریت پروژه، اجرای پروژه است که مختصّ زمانی است که طرح پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه اجرا می‌شود. مرحله اجرای پروژه زمانی است که مدیران پروژه باید بر حوزه‌های دانش مدیریت پروژه نظارت داشته باشند، زیرا پروژه آن‌ها به سمت مرحله نظارت و کنترل پیش می‌رود.

در طول مسیر، مدیر پروژه منابع را مجدداً تخصیص می‌دهد یا زمان و محدوده مورد نیاز را برای ادامه کار تیم تنظیم می‌کند. علاوه بر این، خطرات را شناسایی می‌کند و کاهش می‌دهد، با مشکلات برخورد می‌کند و هرگونه تغییر را در جای خود قرار می‌دهد.

  • نظارت و کنترل پروژه

مرحله چهارم مدیریت پروژه، نظارت و کنترل پروژه است که همزمان با مرحله اجرای پروژه انجام می‌شود. این مرحله شامل نظارت بر پیشرفت فعالیت‌های اجرای پروژه است تا اطمینان حاصل شود که تیم پروژه بر اساس برنامه زمانبندی و در حد بودجه جلو می‌رود. رویه‌های کنترل کیفیت برای تضمین کیفیت اعمال می‌شود.

گزارش نیز بخش مهمی از این مرحله مدیریت پروژه است. اول، به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا پیشرفت را دنبال کنند، و دوم، داده‌هایی را برای ذینفعان در طول اجرا ارائه می‌دهد تا آنها را در جریان نگه دارد. گزارش‌های مدیریت پروژه زیادی مانند وضعیت پروژه، جدول زمانی، حجم کار، تخصیص و گزارش هزینه‌ها وجود دارد.

  • پایان پروژه

    پنجمین مرحله مدیریت پروژه، بسته شدن پروژه است که در آن نتایج نهایی پروژه به ذینفعان ارائه می‌شود. پس از تایید، منابع آزاد می‌شوند، اسناد تکمیل می‌شود و همه‌چیز امضا می‌شود.

انواع مختلف مدیرت پروژه کدام است؟

در طول سال‌ها، بسیاری از روش‌های مدیریت پروژه برای تطبیق با نیازهای صنایع مختلف توسعه یافته‌اند. برخی از این انواع یا رویکردهای مدیریت پروژه نیز برای پروژه‌هایی با اندازه‌ها و سطوح پیچیدگی خاص، بهترین کار را دارند.

در این‌جا لیستی از روش‌های اصلی مدیریت پروژه را عنوان می‌کنیم:

مدیریت پروژه آبشار

یک رویکرد مدیریت پروژه خطی، که در آن نیازهای ذینفعان در ابتدای پروژه جمع آوری می شود و سپس یک طرح پروژه متوالی ایجاد می‌شود.

مدیریت پروژه چابک

یک رویکرد مدیریت پروژه تکراری که از یک برنامه پروژه سفت و سخت پیروی نمی‌کند، اما در عوض از سرعت‌های کوتاه کار به نام سرعت‌های چابک پیروی می‌کند.

مدیریت پروژه اسکرام

یک چارچوب چابک که برای توسعه محصول و نرم‌افزار بسیار محبوب است.

مدیریت پروژه ناب (یا تولید ناب)

این تکنیک برای بهبود فرآیندهای تولید ابداع شد و در طول سال‌ها به یک روش بسیار مهم مدیریت پروژه تبدیل شد.

روش کانبان

کانبان یک رویکرد مدیریت پروژه است که به طور گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرد و شامل مدیریت کار از طریق تابلوها و کارت‌های بصری است. بردهای کانبان توسط تیم‌های چابک و اسکرام استفاده می‌شود.

شش سیگما

درست مانند کانبان یا ناب، شش سیگما مجموعه‌ای از ابزارها و تکنیک‌هایی است که برای بهبود فرآیندهای تولید، توسعه یافته و بعداً به یک رویکرد مدیریت پروژه تبدیل شده است.

روش مسیر بحرانی (CPM)

روش مسیر بحرانی یک تکنیک زمانبندی پروژه است که به مدیران پروژه اجازه می‌دهد مدت زمان پروژه را تخمین بزنند، وابستگی‌های کار، فعالیت‌های شناور و حیاتی را شناسایی کنند.

مدیریت پروژه زنجیره بحرانی

یک رویکرد مدیریت پروژه که بر اساس تئوری محدودیت‌هاست و از مدیریت منابع به عنوان راه اصلی برای اجرای موثر پروژه ها استفاده می‌کند.

پرسش‌های پرتکرار در زمینه مدیریت پروژه

چگونه مدیریت پروژه را انجام دهیم؟

در اینجا پنج نکته برای مدیریت موفق پروژه عنوان کرده‌ایم:

· ارتباطات شفاف و موثر را میان منابع انسانی تقویت کنید.
· اهداف روشنی را برای پروژه خود تعیین کنید.
· از ابزارهای مناسب برای نظارت بر پیشرفت استفاده کنید.
· با یک تیم منعطف کار کنید که مهارت‌های آن به خوبی ترکیب می‌شوند.
· به اعضای تیم پروژه خود انگیزه لدهید.
· خطرات را به موقع شناسایی و برای آن برنامه‌ریزی کنید

طرح پروژه چیست؟

طرح پروژه مجموعه‌ای از اسناد رسمی است که مراحل اجرا و کنترل یک پروژه را تعریف می‌کند. این طرح شامل ملاحظاتی برای مدیریت ریسک، مدیریت منابع و ارتباطات است، در حالی که به مبادی محدوده، هزینه و زمانبندی نیز می‌پردازد.

چک لیست پروژه چیست؟

چک لیست مدیریت پروژه سندی است که برای پیگیری تمام وظایف، ضرب‌الاجل‌ها، منابع و اهداف لازم برای تکمیل یک پروژه استفاده می‌شود. مدیران پروژه، رهبران تیم و سرپرستان اغلب از چک‌لیست‌های مدیریت پروژه برای سازماندهی و نظارت بر پیشرفت عناصر مختلف پروژه استفاده می کنند.