امروزه سازمان‌ها با مشکلات متعددی درون خود و همچنین خارج از آن مواجه هستند. با این حال، موفقیت سازمانی بسیار به نحوه‌ی حل مشکلات بستگی دارد. این مقاله، تکنیک‌های حل مسئله و مهارت‌های مدیریتی مورد نیاز آن را توصیف می‌کند. انواع حل مسئله و همچنین روند موانع کلیدی را که ممکن است مانع مدیریت شوند، شرح می‌دهد. این مقاله برای شروع حل چالش‌های سازمان، پیشنهاد می‌کند که ابتدا چندین روش را امتحان کنید، افرادی را پیدا کنید که بهترین طنین را با هم دارند. با تیم همفکر و به اتخاذ فرآیندهای تکنیک‌های جدید در طول مسیر ادامه دهید.

مسئله‌ای به نام حل عارضه سازمانی

مفهوم حل مسئله، بسیار قدیمی است. انقلاب صنعتی مشکلات پیچیده‌تری را به همراه داشت. برای حل این مسائل، نیاز به رویکرد علمی در حل مسئله وجود داشت. اگرچه چنین رویکردی به متخصصان آموزش داده شد، اما اکثراً حل مسئله به افراد واگذار شده است. برخی از سازمان‌ها برای افزایش مهارت‌ها و کارآمدی کارمندان، روش‌های استاندارد و تیمی را به کارمندان آموزش دادند.

ساختار سازمانی برای حمایت از حل مسئله، مورد نیاز جدی است. سلسله‌مراتب مسئولیت و خطوط ارتباطی مناسب باید قبل از شروع حل مؤثر و رسمی مشکل وجود داشته باشد. به طور کلی هنگامی که ساختار شکست می‌خورد، پویایی انسانی نامطلوب وجود دارد. حل مسئله فراتر از دنبال کردن چند مرحله معین است. این امر، مستلزم طرز تفکر منضبط و آگاهی از ابزارها، روش‌ها و اصول خاصی است.

بررسی عارضه یابی سازمانی؛  شناخت وضعیت واقعی و مطلوب

بررسی عارضه یابی سازمانی؛  شناخت وضعیت واقعی و مطلوب

یک مشکل، شامل تفاوت بین یک وضعیت واقعی و یک وضعیت مطلوب و ایده‌آل است. مشکل به عنوان هر رویداد یا موقعیت پیشبینی شده یا نشده، خواسته یا ناخواسته در یک سازمان، پروژه یا شغل تعریف می‌شود، که قبل از پیچیده شدن بیش از حد، نیاز به حل و فصل دارد. در طول فعالیت سازمان، بسیاری از رویدادها، اتفاقات یا چالش‌های دیگری که در حال رخ دادن است، پیش‌بینی نشده‌اند و بنابراین برنامه‌ریزی دقیقی برای رسیدگی به آن‌ها در سازمان وجود ندارد. چنین رویدادها یا موقعیت‌هایی از موقعیت رویداد به مشکلات، تغییر روند می‌دهند.

حتما این مقاله را هم بخوانید: عارضه یابی منابع انسانی

به طور معمول، کلمه‌ی «عارضه» یا «مشکل» به عدم تطابق و شباهت بین برخی موقعیت‌های موجود و مطلوب مربوط می‌شود. بعدها تعریف سنتی مشکل بهبود یافته است. تعریف جدید مشکل را به عنوان یک ناهماهنگی یا شکاف در نظر می گیرند و این مفهوم را اضافه می‌کنند که عارضه یا مشکل، محل شکافی‌ست که به سختی بسته می‌شود و جایگاهی را در دستور کار درک کننده‌ی آن تعیین می‌کند.

از این رو، یک مشکل یا عارضه سازمانی به تفاوت تعریف شده توسط یک کارمند در مقایسه‌ی آنچه درک می‌شود با خروجی مورد نظر، مربوط می شود. علاوه بر این، چنین شکاف‌ها یا نابرابری‌های مشکل‌سازی می‌توانند شامل هر چیزی باشند. و تصمیم‌گیرنده می‌تواند درباره‌ی آن‌ها ترجیحاتی داشته باشد، از جمله محیط بیرونی، وضعیت‌های داخلی و ترجیحات خود.

فرم درخواست مشاوره

تفکیک و تشخیص عارضه‌های سازمان

تفکیک و تشخیص عارضه‌های سازمان

بدیهی‌ست که عارضه‌های سازمانی ، اشکال و اندازه‌های مختلفی دارند. آن‌ها می‌توانند ماهیت اداری یا فنی داشته باشند؛ می‌توانند کوچک یا بزرگ باشند؛ می‌توانند ساده یا پیچیده باشند؛ می‌توانند مورد انتظار یا غیرمنتظره باشند؛ می‌توانند به منابع انسانی، ذینفعان خارجی، مسائل مالی، کارخانه و تجهیزات، مواد اولیه، کیفیت، مسائل زیست‌محیطی و بسیاری موارد دیگر مرتبط باشند. اما موضوعی که در پس عارضه‌هاست، این است که هر عارضه، می‌تواند چالش‌های جدیدی را برای سازمان به همراه داشته باشد.

چهار سطح از مشکلات و عارضه سازمانی وجود دارد که به طور کلی سازمان‌ها با آن مواجه می شوند. این سطوح شامل

  • مسائل ساده‌ای است که می‌تواند توسط یک فرد حل شود، مسائل ساده‌ای که پاسخ آن‌ها شناخته شده است (این دسته را می‌توان بیشتر شبیه یک کار نامید تا تلاش برای حل مسئله)
  • مسائل دشواری که هیچ پاسخ شناخته شده‌ای برای آن‌ها وجود ندارد و برای یافتن راه حل خود به بیش از یک نفر/ رشته نیاز است.
  • مشکلاتی که مدتی وجود داشته، اما یافتن راه حل برای این مشکلات به هر دلیلی به تعویق افتاده، اگرچه حل آن‌ها برای سازمان، امری حیاتی است.

همچنین عوارض و مشکلاتی را که مدیریت سازمان‌ها با آن مواجه هستند، می‌توان به سه نوع اصلی طبقه بندی کرد

  • مشکلات ساختاریافته
  • مشکلات ساختار نیافته
  • مشکلات بحرانی

گردآوری اطلاعات برای حل عارضه‌های سازمانی

اطلاعات مورد نیاز برای حل عارضه سازمانی، مستقیم و واضح هستند. این مشکلات قابل انتظار است و مدیران می‌توانند از قبل برنامه‌ریزی کنند و راه‌های خاصی برای مقابله با آن‌ها ایجاد کنند و یا حتی می‌توانند برای جلوگیری از وقوع آن‌ها اقدام کنند. مشکلات ساختار نیافته، مشکلاتی هستند که شامل ابهامات و کمبودهای اطلاعاتی هستند و اغلب به عنوان موقعیت‌های جدید یا غیرمنتظره رخ می‌دهند. این مشکلات معمولاً به راه حل های جدید نیاز دارند.

مشکلات بحران، مشکلات غیرمنتظره‌ای هستند که در صورت عدم حل سریع و مناسب می‌توانند منجر به خسارات اساسی شوند. مدیریت‌های سازمانی در حال نصب سیستم‌های اطلاعات بحران «هشدار اولیه» و توسعه‌ی برنامه‌های مدیریت بحران برای مقابله با این مشکلات به بهترین روش ممکن هستند. عارضه‌ها به طور مرتب در سازمان به شکل‌ها و اندازه‌های مختلف به وجود می‌آیند و راه‌حل‌هایی برای این عوارض نیز به ‌صورت روتین پیدا می‌شود. با این حال، همه‌ی مشکلات، ماهیت یکسانی ندارند. مشکلات می‌توانند بسیار متفاوت باشند و برای مقابله با آنها نیاز به رویکردهای متفاوتی داریم.

برخی مشکلات کوتاه مدت و برخی بلند مدت هستند. برخی شامل تصمیم‌گیری هستند. برخی شامل طیف وسیعی از عارضه‌هایی هستند که باید از بین آن‌ها اولویت‌ها انتخاب شوند. هیچ راهی وجود ندارد که همه‌ی مشکلات را یکجا حل کند. همچنین ممکن است راه حل‌های کامل برای برخی از عارضه‌ها، امکان‌پذیر نباشد و سازمان یاد بگیرد که با این عوارض زندگی کند. رویکردها یا “ابزار” مختلفی وجود دارد که به حل انواع خاصی از مشکلات کمک می‌کند. اکثر آن‌ها فقط عقل سلیم را تشکیل می‌دهند، اما این دقیقاً همان چیزی است که در بسیاری از تلاش‌های شهودی برای مقابله با مشکلات وجود ندارد.

لازم است مدیریت با تعدادی از ابزار راحت باشد و از امتحان کردن چندین مورد در هر مشکلی نترسد. روش‌هایی که به سازمان کمک می کند راهکاری عملیاتی برای حل مسئله پیدا کند. برای حل مشکلات موجود در سازمان، مهم است که مسائل را به ریزمسئله تقسیم کنیم تا بتوانیم روش‌های عارضه یابی را با ریزمسائل و با ترتیب مشخص، تطبیق دهیم. اما به دلیل عدم طبقه بندی مناسب و جامع از مشکلات سازمانی، انجام آن در عمل چندان آسان نیست. به سختی می توان طبقه بندی جامعی از مشکلاتی که مدیریت در سازمان با آن مواجه می‌شود، یافت. روش‌های عارضه یابی  و فرآیند‌های شناسایی و طبقه‌بندی مشکلات سازمانی، کمیاب است و نیاز به توسعه دارد. با این وجود، می توان چندین فرض را مطرح کرد.

از سوی دیگر، دیدگاه‌هایی وجود دارند که مشکلات را به نیروی انسانی یا مسائل فنی مرتبط می‌دانند. دیدگاه دیگر این است که مشکلات مربوط به مسائل استراتژیک یا عملیاتی سازمان است. فراتر از تعریف ابعاد خاص، چندین چارچوب طبقه‌بندی مسئله پیشنهاد شده است. به عنوان مثال، یک چارچوب قابل درک و آزمایش شده‌ی تجربی از عارضه سازمانی ایجاد شده است. این چارچوب، دسته‌هایی از طبقه‌بندی را معرفی می‌کند؛ مانند (i) منابع انسانی، (ii) استراتژی، (iii) عملیات، (IV) بازاریابی، (v) تولید، (vi) مدیریت، (vii) پردازش داده‌های MIS، (viii) ) خارجی-محیطی، (ix) ارتباطات، (x) مربوط به مشتری، و (xi) مالی و حسابداری و غیره.

این ساختار طبقه‌بندی، گسترش و توسعه‌ی طبقه‌بندی، کاربرد زبان طبیعی سازمانی و مشخص کردن روابط، ساختاری را در میان مقوله‌های عارضه موجود فراهم می‌کند. با این وجود، به نظر می‌رسد که سایر دسته‌بندی‌های مشکل را می‌توان شناسایی کرد، زیرا سازمان عموماً با ترکیبی رو به رشد از مفاهیم مشکل و اصطلاحات مرتبط و روابط پیچیده‌ی بین آنها مواجه می‌شود.

مطالب مرتبط با این موضوع که باید مطالعه نمایید: تیم چیست؟

از این رو می‌توان معیارهای دیگری را برای دسته‌بندی مشکلات سازمانی شناسایی کرد. عارضه‌های سازمانی با توجه به معیارهای کلیدی به دسته های مختلف تقسیم می شوند.

  1. منبع شروع مشکل مدیریت عالی، مدیریت میانی، مدیریت پایین‌تر
  2. علت تنظیم کننده، هدایت کننده، ابتکاری، ترمیم‌کننده
  3. شرایط محیط پایدار، محیط متغیر، محیط متلاطم
  4. کمیت‌پذیری امکان کمی‌سازی وجود دارد، تعیین کمیت غیرممکن است
  5. گزینه تصمیم بسته (مشکلات ارزیابی)، باز (مشکلات تحقیق و توسعه)
  6. سطح مشارکت فردی، فردی با تأثیر جمعی، جمعی
  7. توابع مدیریت برنامه‌ریزی، سازماندهی، انگیزش، کنترل
  8. پیچیدگی برنامه‌ریزی شده، غیر برنامه‌ریزی شده
  9. سطح سازمانی استراتژیک، عملیاتی

طبقه بندی عارضه‌های سازمانی ارائه شده، نه کامل است و نه جامع. با این حال، نقطه‌ی شروع خوبی برای دسته‌بندی مشکلات مدیریتی که در سازمان با آن مواجه می‌شوند، فراهم می‌کند. بسته به نیازهای یک تصمیم‌گیرنده، معیارهای دیگر مرتبط با مشکلات سازمانی، می تواند طبقه‌بندی شود. گروه‌بندی مسائل به دسته‌های مناسب، زمانی مفید است که مدیر در تلاش برای یافتن روشی مناسب برای حل یک مشکل برای فرآیند مناسب تصمیم‌گیری باشد. مدیران باید طیف گسترده‌ای از مشکلات را شناسایی کرده و با ابزار مناسب حل مسئله برای هر برنامه آشنا باشند.

مشکلات معمولاً چندین چالش را در سازمان ایجاد می‌کنند. یافتن راه حل برای مشکلات نیز اغلب پر از چالش است. برای مقابله با این چالش‌ها، تکنیک‌های حل مسئله مورد نیاز است. در حالی که مدیریت به طور منظم مشکلات را حل می‌کند، طیف وسیعی از رویکردهای مختلف وجود دارد که می‌تواند برای یافتن راه حل، مورد استفاده قرار گیرد.

چالش‌های پیچیده معمولاً با استفاده از یک رویکرد مشترک، مشارکتی و سیستماتیک برای حل مسئله، سریع‌تر حل می‌شوند. با این حال، حل مسئله می‌تواند در رشته‌های مختلف (مانند منابع انسانی، مالی، عملیات، تضمین کیفیت، و بازاریابی و غیره) یا حوزه‌ها و بخش‌ها در سازمان انجام شود.

برای درک مفهوم حل مسئله، دانستن معنای مسئله مهم است. به زبان ساده، مشکل هر مانعی است که مانع دستیابی به یک هدف یا مقصود خاص باشد. حل مسئله، راهی برای استفاده از تکنیک‌های سیستماتیک یا موقتی به منظور رسیدگی به موانع به شیوه‌ای خاص است. فرآیند یافتن راه حل برای غلبه بر مشکل و دستیابی به یک هدف یا هدفی خاص است.

جمع بندی

در این مقاله به ابعاد مختلف عارضه یابی سازمانی و ابزارهای حل مسائل پرداختیم. ابزارهای حل مسئله به استراتژی‌هایی اشاره دارند که می‌توانند به تعیین علت یک مشکل و شناسایی بهترین راه حل‌های موجود کمک کنند. اولین گام در پرداختن به یک مشکل در محل کار این است که اهداف خود را مشخص کنید. هنگامی که علت را مشخص کردید، می توانید متغیرهایی را جدا کنید که می‌توانند به یک راه حل بالقوه کمک کنند. در فرآیند حل مسئله، می‌توان از روش کایزن هم بهره برد.

سیستم کایزن که برای اولین بار در دهه 1950 در کارخانه‌های تویوتا در ژاپن اجرا شد، یک رویکرد مدیریتی است که هدف آن حل مشکلات و بهینه‌سازی روش‌های کاری از طریق تغییرات کوچک روزانه است. رویکرد ناب کایزن، که در آن “کای” به معنای “تغییر” و “ذن” به معنای “خوب” است، بر بهبود مستمر تمرکز دارد.